L'approche de l'écothèque repose sur trois pilliers dont l'objectif est de garantir la viabilité des échantillons pour permettre l'execution d'analyses rétrospectives :
Traçabilité, qualité et amélioration continue
Maintenance
Metrologie
Tout échantillon prélevé dans l’environnement et stockés dans l’écothèque doit pouvoir, dans le futur, être retrouvé avec toutes les informations qui lui sont associées : provenance, conditions de stockage sur plus d’un siècle, méthodes de prélèvement et de traitement, matériel utilisé
Les processus de l'écothèque doivent s’appuyer sur le Système de Management Intégré (SMI) et sur le système normatif de l’Andra qui dispose, d’une triple certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 18001.
Une revue des activités de l’Ecothèque doit être réalisée annuellement afin d'analyser son fonctionnement et d'identifier les potentiels axes d'amélioration.
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Le défi de la traçabilité est fondamental pour l’Ecothèque, c’est pourquoi le personnel de l’Ecothèque enregistre et trace toutes les informations relatives à la vie des échantillons dans des documents et des bases de données. Cette notion de traçabilité s’applique aussi aux actions de maintenance et de métrologie, car il faut être capable de conserver et de restituer l’ensemble des évènements associés à la vie d’un équipement ou d’un capteur afin de garder une trace quant aux conditions de conservation des échantillons.
En complément du Système qualité de l'Andra, l'écothèque a déployé sa propre stratégie en matière de qualité. Pour y parvenir, le personnel de l’Ecothèque a défini les responsabilités, rédigé des procédures et des modes opératoires et créé sa propre arborescence dans l’outil de Gestion électronique des documents de l’Andra (GED).
Il ne suffit pas de se reposer sur la stratégie qualité instaurée car il faut sans cesse s’améliorer. A partir de 2019 une revue des activités de l’Ecothèque est réalisée annuellement en collaboration avec les différents services de l’Andra qui interviennent à l’Ecothèque. Cette revue permet de vérifier régulièrement le bon déroulement des activités notamment à partir des indicateurs de pilotage et de performance, et d’améliorer continuellement les méthodes de travail, la communication et la sécurité.
Une analyse de bonne qualité ne peut être conduite qu'à condition d'être executée sur des échantillons en bon état de conservation
Cette bonne conservation des échantillons dépend en grande partie de la stabilité des conditions de stockage, et donc du bon fonctionnement des installations et des équipements de l’Ecothèque.
A ce titre, la maintenance des outils de conservation constitue un des principaux pillier de l'écothèque.
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L’Andra s’engage dans un programme de maintenance préventive et curative (en cas de panne) permettant de garantir les performances des équipements et des locaux. Le personnel de l’Ecothèque peut être amené à gérer lui-même certaines maintenances préventives ou curatives, et en particulier celle des cuves cryogéniques. Dans le cas contraire la maintenance est effectuée par le prestataire de l’Andra, il s’agit en particulier des vérifications générales périodiques ou d'opérations de maintenance curative. Pour toutes les activités de maintenance, le prestataire et le personnel de l’Andra dispose d’un outil appelé GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) qui lui permet de gérer de façon assistée les activités de maintenance et de tracer l’ensemble des interventions effectuées sur les équipements.
Toute variation dans le processus de conservation est susceptible d'influencer le résultats des analyses futures.
Afin de pouvoir contextualiser et comprendre ces résultats, il est donc nécessaire de disposer d'un suivi, sur plus d'un siècle, des variations dans les conditions de conservation des échantillons.
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Les conditions de conservation sont enregistrées tout au long de la vie de l’échantillon par des capteurs de température par exemple. Le contrôle métrologique de ces capteurs permet de garantir la justesse des mesures et leur comparabilité dans le temps. Chaque processus de mesure est ainsi intégré dans un système de management de la donnée intégrant la fonction métrologique qui va de la formation des utilisateurs au contrôle (étalonnage, vérification) jusqu’à la gestion des non-conformités et des écarts et la mise en œuvre d’actions d’améliorations continues.